Toetsplan en examenplan automatisch importeren

Het is mogelijk om het toetsplan en examenplan automatisch te importeren in de TOA. Volg daarvoor onderstaand stappenplan.

Stap 1 - Exportbestand downloaden

Om een toetsplan en examenplan te kunnen importeren, moet je eerst een exportbestand downloaden. Dit doe je in het tabblad ‘Toetsbeheer’ onder ‘Import/export’. Klik op de knop ‘Export’ om het bestand te downloaden. Er wordt nu een Excelbestand gegenereerd.

Stap 2 - Excelbestand invullen

Het Excelbestand bestaat uit onderstaande kolommen.

Kolomtitel

Kenmerk

Toetscode

unieke toetsleutel

Toetsnaam

informatief

Vak

informatief

Vaardigheid

informatief

Niveau

informatief

Bepaald door

informatief

Tijdslimiet

informatief

Onderwerp

informatief

Actie

importeerbaar; altijd blanco in export

Leerweg

importeerbaar

Leerjaar

importeerbaar

Afnamemoment

deels uniek,; deels importeerbaar

Domein

importeerbaar

Crebonummer

importeerbaar


Toetscode
Het veld ‘Toetscode’ is het interne ID-nummer van de toets. Dit wordt bij het importeren als leidend beschouwd om te bepalen over welke toets een regel gaat. In dit veld hoef je niets te wijzigen.

Informatieve velden
Ook alle informatieve velden (‘Toets’, ‘Vak’, ‘Vaardigheid’, ‘Niveau’ en ‘Bepaald door’) hoeven niet te worden ingevuld of gewijzigd. Deze velden staan enkel in het bestand om eenvoudig te filteren of sorteren en worden bij het importeren gegenereerd. 

Actie
De cel ‘Actie’ moet altijd worden ingevuld. Vul in deze cel in welke actie je aan een bepaalde toets wilt koppelen. In onderstaande tabel zie je welke invoeropties er zijn voor de cel ‘Actie’.

Invoeroptie

Functie

Toelichting

INSERT

Toevoegen van regel aan het toetsbeleid.

Je wilt een toets in het toetsbeleid inbrengen.

DELETE

Verwijderen van regel uit het toetsbeleid (op eigen gebruikersniveau).

Je wilt een toets uit het toetsbeleid verwijderen. Als afdelingsbeheerder kun je bijvoorbeeld de toetsen die op instellingsniveau zijn aangezet weer weghalen.

DISABLE

Uitschakelen van een regel van een hoger niveau.

 

Je wilt een toets uitschakelen die is geoormerkt door een hogere gebruikersrol. Als afdelingsbeheerder kun je een toets die is aangezet door de instellingsbeheerder weer uitschakelen.

ENABLE

Weer inschakelen van een uitgeschakelde regel van een hoger niveau.

Je wilt een toets aanzetten die is geoormerkt door een hogere gebruikersrol. Als afdelingsbeheerder kun je een toets die is uitgezet door de instellingsbeheerder weer aanzetten.


Overige importeerbare velden
De overige importeerbare cellen kunnen worden ingevuld, maar dit is niet verplicht. Door op de klaarzetpagina in de TOA de zoekfilters te openen, wordt zichtbaar wat in deze velden kan worden ingevuld. De schrijfwijze dient exact te worden overgenomen.



Je kunt bijvoorbeeld één toets voor meerdere leerwegen inzetten. Dit geef je aan door de regel waarin deze toets staat te kopiëren en onder de regel van de toets in te voegen. Wijzig vervolgens in de gekopieerde regel de leerweg, de andere kenmerken blijven gelijk.

Stap 3 - Excelbestand uploaden

Als het Excelbestand is ingevuld en opgeslagen als CSV-bestand, kan het worden ingelezen in de TOA. Ga hiervoor in de TOA naar het tabblad ‘Toetsbeheer’ en klik op het tabblad ‘Import/export’. Het CSV-bestand kan worden geselecteerd door middel van de knop ‘Browse’. Als een bestand wordt geüpload, wordt eerst het hele bestand gecontroleerd op correctheid. De resultaten van de controle worden op dezelfde pagina getoond onder het importformulier. Op basis van de getoonde gegevens kan ervoor gekozen worden om een ander bestand te uploaden of om het geüploade bestand uit te voeren. Dit laatste is alleen mogelijk als er geen fouten in het bestand gevonden zijn.